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La Reunión Leonística

El trabajar en equipo significa un gran esfuerzo individual y de grupo. No es nada sencillo para el líder reunir a personas con diferentes caracteres, diversas personalidades, hábitos dispares, edades, culturas y profesiones a veces muy heterogéneas. Lo único que tienen en común los componentes de la agrupación es el objetivo.

Reuniones! Reuniones! Reuniones! Los líderes dedican muchas horas a las reuniones. Quieran o no son necesarias, en ellas las personas dan o recogen información, convencen a otras a tomar alguna acción, resuelven problemas y toman decisiones. Las reuniones tienen que ser eficientes y productivas, para lograr esto, cumpla las siguientes tres importantes etapas:

Antes de la reunión: 
1. Prepare el Orden del Día, con los temas a tratar y los que quedaron pendientes.
2. Cite anteladamente a todos los participantes, confirme su disponibilidad de tiempo, hágales conocer el Orden del Día y exíjales puntualidad. 
3. Sea el primero en llegar y haga una inspección.
4. Prepare adecuadamente el lugar de la reunión. 
5. Revise con detalle todos los elementos que necesitará en la reunión. 
6. Reciba a todos agradeciéndoles por su asistencia.

Durante la reunión: 
1. Empiece a horario, saludando. Mencione el propósito de la reunión y como será logrado.
2. Siga estrictamente el Orden del Día. Delegue las tareas, no cargue con todo. 
3. Revise el Acta, si se cumplieron las decisiones de anteriores reuniones. Pida informes. 
4. Logre la mayor participación y atención general. Controle el uso del tiempo. 
5. Haga que su reunión sea agradable y de mucha armonía. Ayude a resolver los conflictos. 
6. Logre una reunión ordenada, discutan un solo tema a la vez, hasta concluirlo. 
7. Aclare las acciones a tomar y resuma los resultados y las tareas a cumplir. 
8. Al final recuerde cuando será la próxima reunión y agradezca por la participación. 
9. Aproveche un momento para confraternizar.

Después de la reunión: 
1. Evalúe la efectividad de la reunión. Evalúese.
2. Evalúe los conflictos y dé soluciones, si persisten. 
3. Haga un seguimiento a las resoluciones tomadas, que nada quede pendiente. 
4. “Empuje” a sus colaboradores a cumplir sus obligaciones y compromisos. 
5. Revise la lista de asistentes, comuníquese con los que faltaron, averigüe el motivo y póngalos al tanto de la reunión.

Una reunión eficientemente conducida, hace que los participantes se traten unos a otros con mutuo respeto y prevalezca un espíritu de cooperación. Nadie domina, los participantes se expresan libremente. Resuelven de una manera constructiva los desacuerdos, los conflictos y las críticas. Toman decisiones a través del consenso. 

Por el contrario, las reuniones ineficaces e insatisfactorias son porque: se inician con mucho retrazo. Hacen poca o ningunapre-planificación. Son desordenadas. No presentan informes y algunas personas no cumplen con sus funciones, no hay creatividad, falta de liderazgo. Las recomendaciones del grupo son ignoradas. Discusiones improductivas, sin ninguna conclusión. Algunos hablan constantemente o son dominantes. 

Las personas deben disfrutar asistiendo a las reuniones, deben encontrar un ambiente de amistad y sinceridad, de la reunión todos deben salir enriquecidos de conocimientos, satisfechos del aporte brindado y realizados por los avances logrados. Solo así tendremos a los miembros del grupo participando entusiasta y activamente y con seguridad estarán presentes en la próxima cita. Todo un equipo, para lograr un solo objetivo. 

Por Johnny Hurtado V. , Bolivia.

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